Wat doe je met al die verlofaanvragen?

25/4/2018
Bianca Kooreman-Bouwmeester
Managing Partner Mehr

Ken je dat? Een werknemer doet een verlofaanvraag die je aan het twijfelen brengt. Je vraagt je af of een tandartsbezoek, lerarenstaking of grieperig kind een situatie is waarin je verlof moet toekennen - of eigenlijk niet. 

Wat zegt de wet?
De wet is duidelijk over verlof: een werknemer heeft recht op verlof rond geboorte, sterfte en zorg voor kinderen of zieken. In de Wet arbeid en zorg is vastgelegd dat een werkgever geen verlofaanvraag mag weigeren in de volgende situaties:

• Zwangerschapsverlof
• Kraamverlof
• Ouderschapsverlof
• Adoptieverlof of pleegzorgverlof
• Kortdurend en langdurend zorgverlof
• Calamiteitenverlof en kort verzuimverlof

De werkgever betaalt door
Tijdens de meeste van deze verloven betaalt de werkgever het loon standaard door. Een uitzondering hierop is het ouderschapsverlof: daarin kan een werknemer tijdelijk minder uren maken en krijgt hij evenredig minder salaris. Belangrijk is daarbij wel dat hij na het verlof weer het recht heeft om hetzelfde aantal uren te maken als ervoor. Het is ook mogelijk om wél loon door te betalen tijdens het ouderschapsverlof, al dan niet gedeeltelijk. Hierover kan in een cao een regeling zijn opgenomen, maar het kan ook in een arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaardenreglement staan.

Aparte regels en bepalingen
Voor ieder verlof gelden aparte regels en bepalingen. Zo moet het verzoek tot calamiteitenverlof of kort verzuimverlof een redelijk verzoek zijn en bovendien moet de werknemer van tevoren kunnen aangeven hoeveel tijd er waarschijnlijk mee gemoeid is. Van calamiteitenverlof is sprake wanneer een werknemer plotseling weg moet om een situatie op te lossen die hij niet had voorzien. Onder kort verzuimverlof valt bijvoorbeeld de start van de bevalling van een partner. 

Verlof weigeren 
Je bent als werkgever niet verplicht om iedere verlofaanvraag goed te keuren. Een doktersafspraak die alleen onder werktijd kan plaatsvinden zul je waarschijnlijk toestaan… maar een routinecontrole bij de tandarts kan misschien ook buiten kantooruren doorgaan. Als je twijfelt over de noodzaak van het verlof is het raadzaam daarover in gesprek te gaan met je werknemer.

Simpelweg ‘nee’ zeggen is ook mogelijk. Daarbij is wel belangrijk dat het aangevraagde verlof het je bedrijf in problemen brengt of zelfs het voortbestaan op het spel zet. Stel dat je drie werknemers hebt, van wie er twee verlof aanvragen voor dezelfde periode, dan kun je goed tegenwerpen dat dat teveel risico’s oplevert. Vanzelfsprekend moet de werknemer wel de mogelijkheid hebben om op een ander moment alsnog verlof te krijgen.

Onbetaald verlof
Een werknemer kan naar je toe komen met het verzoek onbetaald verlof op te nemen. Daarbij kan de insteek zijn om langere tijd aaneengesloten niet te werken, om bijvoorbeeld een wereldreis te maken, rust te nemen of een cursus te volgen. Zoals de naam al zegt hoef je als werkgever geen salaris te betalen tijdens deze periode. Onbetaald verlof kan ook in deeltijd worden opgenomen, waarbij er over een langere periode minder gewerkt wordt. Omdat er in de wet niets is opgenomen over onbetaald verlof, heb je als werkgever het recht om ‘nee’ te zeggen tegen zo’n verzoek.

Zet het in het personeelshandboek
Ik raad je altijd aan de regels omtrent verlof in een personeelshandboek te zetten. Een personeelshandboek is een waardevol en onmisbaar document binnen je bedrijf. Je neemt er alle interne afspraken en regels in op en laat het van tevoren doorlezen door iedere nieuwe werknemer. Zo ontstaat er naderhand nooit onduidelijkheid over ‘wat de regels zijn’ en heb je alles op orde.

Wil je de afspraken en regels over verlof opnemen in je personeelshandboek? Wil je weten welke situaties onder het kort verzuimverlof vallen en hoe je een weigering tot verlof meedeelt? Ik help je graag!Neem contact met me op via Twitter, pak de telefoon of stuur een bericht.