Zo verloopt het sollicitatieproces soepel

9/3/2018
Bianca Kooreman-Bouwmeester
Managing Partner Mehr

Het werk stapelt zich op en je hebt een extra werknemer nodig om de vraag of productie aan te kunnen. Een teken dat de zaken goed gaan. Tegelijkertijd komt er veel op je af bij het vinden van een geschikte nieuwe werknemer. Een stappenplan is dan wel zo prettig.

1. Laat de sluitingsdatum passeren

Het kan verleidelijk zijn om iedere sollicitatie of e-mail die binnenkomt direct te openen en te lezen. Maar misschien hecht je je dan te snel aan de eerste die in de smaak valt - waardoor je de rest eigenlijk automatisch minder vindt. Voor een eerlijke en goede vergelijking kun je de sollicitaties het beste direct achter elkaar bekijken en beoordelen.


2. Verzamel de binnengekomen reacties

De respons op je vacature is afhankelijk van veel factoren. Maar de kans is groot dat je een aanzienlijke hoeveelheid informatie tot je moet nemen. Zorg dan ook dat je de documenten zorgvuldig en overzichtelijk bewaart, zodat je als het nodig is snel en makkelijk kunt teruggrijpen op een cv, brief of motivatie. Er zijn systemen waarmee je dit in kunt richten.


3. Nodig de beste kandidaten uit

Ben je enthousiast geraakt over een sollicitant? Dan wil je hem of haar natuurlijk graag uitnodigen voor een gesprek. Ga zo’n gesprek altijd goed voorbereid in. Vraag je vooraf af wat je precies van de kandidaat wilt weten en zorg dat er bij de kandidaat ook geen vragen meer zijn. Het geeft je meer zekerheid bij het maken van je keuze.


4. Laat weten wie niet door de selectie komt

Ik kan je met zekerheid zeggen dat je sollicitaties ontvangt die je al snel parkeert in de ‘niet interessant’-hoek. Ook deze kandidaten dien je echter te bedanken voor hun interesse en duidelijkheid te geven - evenals de sollicitanten die het uiteindelijk nét niet worden. Men stelt het vaak erg op prijs wanneer je niet een standaardtekst gebruikt, maar een toelichting geeft. Dat maakt het net wat persoonlijker. 


5. Vraag om een tweede paar ogen

Hoewel jij als ondernemer het beste weet wie bij je bedrijf past, is het verstandig om ook een tweede of derde persoon te vragen om zijn mening. Over de sollicitatie- of motivatiebrief, het cv en het kennismakingsgesprek. Wissel indrukken uit en laat dat bezinken voordat je de knoop doorhakt over een ‘ja’ of ‘nee’. Een ervaren HR-manager weet waaraan je zeker moet denken in dit stadium en kan helpen als een cv te mooi lijkt om waar te zijn.


6. Neem de tijd!

De belangrijkste stap van allemaal is natuurlijk de laatste: ga niet over één nacht ijs en maak een weloverwogen keuze. Maak indien nodig een tweede schifting. Dat maakt de zoektocht nog specifieker en kritischer. Tweede schifting naar aanleiding van het gesprek.  


Waar moet je nog meer rekening mee houden?
Bij wet is bepaald dat je geen onderscheid mag maken op basis van zaken als levensovertuiging, ras, geslacht, nationaliteit of leeftijd. Het spreekt voor zich dat je de ene sollicitant geschikter vindt overkomen dan de ander, maar in je keuze mag een persoonskenmerk als de hiervoor genoemde nooit het verschil maken.

Een ander belangrijk punt is de bewaartermijn van sollicitaties. Gegevens die tijdens een sollicitatieprocedure in je administratie zijn gekomen, moeten uiterlijk na vier weken weer verwijderd worden. Het kan zo zijn dat een sollicitant ermee heeft ingestemd dat zijn brief of cv nog enige tijd bewaard wordt. Dat mag, maar ook daar zit een maximale duur aan. Ik vertel je er met plezier meer over!

Wil je meer weten over het inrichten van een sollicitatieprocedure? Heb je nog tips nodig over hoe je een sollicitatiegesprek voert? En ben je al op de hoogte van de belangrijke wet die in mei van dit jaar verandert? Ik beantwoord je vragen graag! Neem contact met me op via Twitter, pak de telefoon of stuur me een bericht.